Click e-legal

·       Se puede contactar a la persona las 24 hs del día, los 365 días del año

·       La dirección de e-mail es un dato que en general disponen las empresas

·       Es más económico que la entrega en el domicilio físico de un documento
 con validez legal

·       Evita que las partes deban estar en un mismo lugar físico y al mismo tiempo para firmar un documento  con carácter legal

·       Permite darle trazabilidad  y certeza a cualquier envío que requiera una prueba legal (judicial o  extrajudicial)

·       Es un sistema de comunicación confiable en el que se certifica:

1. La identidad del emisor
2. El contenido del mensaje
3. La fecha y la hora de envío, entrega y lectura:

o   Generando un acuse de recibo digital,

o   Permitiendo la trazabilidad del contenido

o   Facilitando una respuesta con carácter formal 

o   Archivando toda esta información por años

·       Es una nueva tecnología capaz de autenticar y certificar, con validez legal, a  cualquier persona y cualquier contenido que genere en la red, bien frente a una comunidad o frente a personas físicas o  jurídicas.

·       La nueva tecnología puede utilizarse desde cualquier dispositivo TIC

·       Como complemento de envío de E-mails, también se puede emitir a través de cualquier plataforma de  comunicación digital (SMS o redes sociales, tales como Twitter, Facebook o Linkedin)

Puede requerirse en cualquier momento una certificación notarial de un envío realizado

·       Constancia electrónica simple de toda la información del envío (a disposición del usuario en cualquier  momento, directamente desde la plataforma)

·       Copia de la misma certificada por escribano (opcional y disponible en cualquier momento)

Negociación y aceptación de contratos:

• Como hacer frente a:

• Cambios: Los contratos de servicios financieros y pólizas varían por ciclos.
• Ventas on-line: Venta de productos directamente por internet.
• Modificaciones: Cualquier modificación en condiciones del contrato o seguro implica una aceptación y firma por parte del cliente.
• Procesos largos: La aceptación o firma se realiza en papel, enviando una carta al cliente y una vez firmado el contrato se devuelve en un sobre franqueado.
• Inseguridad: Estos contratos no suelen ser firmados ni aceptados por el cliente, quedando el banco o la aseguradora sin recursos para futuras reclamaciones.
• Reajustes: Según la legislación actual el cliente debe ser informado del incremento en la revisión anual de la póliza.
• Información: En el caso de productos financieros que cotizan en bolsa, la entidad está obligada al envío de un resumen mensual de las inversiones realizadas por la sociedades inversoras por medios que garanticen la notificación al inversor.

• Solución:

1. Se pone a disposición de la entidad un sistema de envío masivo de notificaciones nacionales e internacionales.
2. A cada notificación se le adjunta el nuevo contrato o las nuevas condiciones de los contratos o seguros.
3. El notificado recibe un SMS y/o un correo electrónico con un enlace y un código de acceso de un solo uso.
4. El cliente tendrá que validar y aceptar el contrato que está visualizando desde la plataforma Click-e legal antes de imprimirlo o descargarlo.
5. Se archiva y registra la traza de notificación y firma o aceptación del  contrato o póliza notificada con las nuevas condiciones.
6. El sistema archiva y registra los documentos firmados y la notificación durante un mínimo de 5 años permitiendo al notificante la consulta del mismo tantas veces como fuera preciso.
7. Se permite el reenvío desde el archivo histórico generando un nuevo Click-e legal con toda su traza en caso de que fuera preciso ratificar lo firmado por el cliente frente a terceros.
8. Los archivos y las trazas se guardan según normativa internacional de comunicación y prueba, dotándola de eficacia jurídica en más de 180 países del planeta.
9. Permite mantener una copia de la misma certificada por escribano (opcional y disponible en cualquier momento).

Notificaciones y reclamos formales

• Problemas

• Lento: En la tramitación la carta certificada y carta documento.
• Costoso: Las notificaciones por carta documento tienen un alto costo.
• Baja capacidad: Requerimientos, citaciones, contratos, reclamaciones de deuda o bajas de servicios, etc.
• Requieren adjuntar gran volumen de documentación.
• No rentable: En ocasiones el procedimiento de notificación es muy caro en comparación con el importe de deuda requerida.

• Solución

1. Utiliza la plataforma Click-e legal de notificación y envío de documentación adjunta.
2. Notifica con la misma eficacia jurídica que una carta documento.
3. Se puede enviar cualquier documentación adjunta en PDF.
4. La notificación se realiza por email, SMS o Fax o por carta certificada.
5. El aviso de notificación de puede hacer por Redes Sociales, por carta certificada o incluso mediante locución de voz a teléfonos fijos controlando en todo momento la entrega de las notificaciones y la traza generada por las operadoras por las que pasa la documentación.
6. Toda la documentación enviada y la notificación junto con todas sus trazas se almacena en un servidor seguro durante al menos 5 años.
7. El sistema permite incluso parametrizar los tiempos de entrega ajustándose a los tiempos judiciales de entrega, por ejemplo se envía un e-mail, a los 10 días se envía un SMS, a los 20 días se notifica a redes sociales, a los 30 días se envía un click-e legal, etc.
8. Se permite la respuesta a la notificación y al notificado por parte del destinatario, agilizando los procesos judiciales

Convocatoria a reuniones de consorcio, asambleas o a los padres de una institución educativa

• Problemas

• Informal: Convocatoria informal de reuniones u otras notificaciones.
• Inseguro: Se dejan las convocatorias y el orden del día en los buzones de los propietarios.
• Falta de control: del envío por e-mail, sin control de entrega ni apertura.
• Retrasos: Los propietarios que estén de vacaciones o no vivan en el inmueble no se enteran de la existencia de la convocatoria.
• Rígido: Les resulta imposible asistir o delegar su voto a otro vecino.
• Ineficaz: Por la falta de notificación formal se impugnan más del 50% de las convocatorias.
• Ilegal: En la mayoría de las ocasiones, con entrega en buzones, el orden del día se deja en manos de mensajeros o personal no autorizado.
• Costoso: El emisor debe recopilar, controlar y guardar las constancias recibidas. Adicionalmente se incurre en un gran gasto de papel y tinta.

• Solución

1. Se implementa un sistema de notificación a teléfonos móviles, el 95% de la población dispone de al menos un teléfono a su nombre.
2. Se suben las bases de datos de propietarios.
3. Se generan grupos de propietarios por comunidades vecinales.
4. El mensaje de la convocatoria de junta es personal y cada teléfono móvil recibe un código de un solo uso para la descarga del orden del día.
5. La descarga del orden del día por parte del propietario se realizará con el código de acceso de un solo uso enviado a su teléfono móvil.
6. El propietario puede delegar el voto a otro vecino rellenando el cuestionario Online y mandárselo directamente al presidente de la junta y al vecino.
7. En todo momento se identifica al propietario mediante su número de teléfono y contraseña de un solo uso, de tal manera que una vez delegado su voto este se bloquea impidiendo delegaciones de voto con este mismo código.
8. El sistema permite incluso adjuntar cuestionarios de consultas comunitarias a los vecinos, quedando registrada y bloqueada cada respuesta de cada vecino en un archivo definitivo con seguridad e inalterable durante 5 años.

Altas, bajas y reclamos de consumidores

• Problemas

• Baja casi imposible: Altas y contrataciones muy fáciles vs. baja muy dificiles.
• Complicada: Las condiciones de baja impuestas por la empresa no se adecuan a los mismos mecanismos del alta (alta fácil por teléfono y baja presencial en oficina o por carta).
• Larga: Los procesos de baja son largos y tediosos, en muchos casos la empresa no se da o no quiere darse por enterada de la baja y sigue facturando los servicios que ya no presta.
• Grabación unilateral: Cuando la contratación se realiza por teléfono, el usuario nunca recibe la grabación de lo contratado, a pesar de que al ser un contrato la ley obliga a que ambas partes tengan la grabación de lo contratado.
• Indefenso: La única manera de defensa del consumidor es mediante reclamaciones y mediaciones en la agencia de consumo.
• Impotencia: En la mayoría de los casos el consumidor no sabe cómo ponerse en contacto con estas agencias de consumo para reclamar y denunciar a las empresas.

• Solución
  Se pone a disposición de las empresas y de los usuarios:

1. un servicio de reclamación económico, ágil y legal.
2. una lista de sedes electrónicas de las empresas más importantes del país a las que podrá enviar Click-e legal de las bajas y reclamaciones.
3. Para realizar sus bajas o reclamaciones de servicios, el usuario accede a reclamaciones y bajas tipo que puede descargar y rellenar on-line.
4. El consumidor envía un Click-e legal a la sede electrónica registrada en nuestro sistema adjuntando el documento patrón de reclamación descargado, rellenado y firmado.
5. Si el consumidor no recibiera respuesta de la empresa reclamada, puede reenviar a la oficina del consumidor de su localidad todo el documento y la traza de la notificación y gestionar así la denuncia.

Notificación de facturas

• Problemas
  
  
• Sin seguimiento: Las facturas  electrónicas se envían por correo o por e-mail sin seguimiento.
• Sin garantía de apertura: El envío de un e-mail con una factura adjunta no implica el conocimiento de la factura por parte del receptor.
• Sin garantía de entrega: El receptor de la factura no está  obligado a la contabilización y declaración de dicha factura porque el envío de la factura no se ha realizado por canales que garanticen su entrega (por ejemplo carta certificada).
• Largos plazos: El plazo de reclamación de las facturas impagadas puede llegar a 3 años.
• Juicios críticos: En el juicio el receptor puede declarar que desconocía dicha factura.
• Tiempos largos y dilatados: En el juicio el receptor se da por enterado de dicha factura, por lo tanto ha conseguido dilatar el pago de la misma durante casi 3 años eximiéndose del pago de los intereses durante todo ese ciclo.
• Pagos retrasados: Solo en el momento en que el receptor ha sido notificado fehacientemente entra el ciclo de contabilización y pago de la factura, por lo tanto las condiciones de pago pactadas por contrato con el emisor también se ven reflejadas, lo que implica que después de 3 años sin pagar entraría el periodo de los 60/90/120 días que estén estipuladas en contrato, dilatándose el pago más allá del juicio.

• Solución
  
  
• Se utiliza un Click-e legal para la notificación y futura descarga de la factura en PDF.
• El emisor sube la factura en PDF a la plataforma adjunta a la notificación.
• La plataforma se encarga de firmarla electrónicamente y archivarla e introducirle un sello de tiempo.
• Se genera automáticamente una e-factura (factura electrónica) en PDF.
• Todo este proceso puede ser automatizado.
• La factura y toda la traza de notificación se almacenan durante el ciclo de vida jurídica de la factura en formato de archivo electrónico definitivo para e-justicia.

Notificaciones de RRHH

• Problema

• Entrega en mano: en muchos casos, los recibos de sueldo se entregan en mano al empleado.
• Muy costoso: La emisión, distribución, firma con aceptación y archivado posterior es un proceso largo y costoso.
• Abierto: a veces las nóminas se mandan abiertas por correo electrónico en PDF sin claves de seguridad.
• Sin firma: Las nominas no son firmadas por la empresa a pesar de ser un documento digital, personal y anónimo según la legislación.
• Manipulable: Al estar emitidas en formato abierto son fáciles de manipular.
• Vulnerable: El sistema de codificación del propio programa PDF es fácilmente vulnerable.
• Irrepudiable: El trabajador no tiene ninguna opción de rechazo de dicha nómina por error en conceptos u horas percibidas.
• Sin aceptación: El gestor o empresa emite directamente nómina y pago al trabajador aún sin su aceptación de las horas retribuidas (ej.: trabajadores a tiempo parcial o por proyectos).
• Imposible reclamar: No existen mecanismos electrónicos de reclamación.

• Solución

1. Firma y bloqueo automático de las nominas en PDF subidas a la plataforma.
2. Se suben bases de datos de empleados para su notificación + generación de grupos de entrega por trabajadores.
3. Se genera una notificación por e-mail y SMS para el  trabajador.
   

   El trabajador recibe:

   • un mensaje indicándole que su nómina está disponible.
   • un código de acceso y descifrado único por cada envío.
4. El trabajador accede a su nómina accediendo a la plataforma Click-e legal, introduciendo su DNI + el código recibido.
5. Si se le solicita a aceptar la nómina, el trabajador tendrá que utilizar el código de un solo uso para firmarla antes de poder descargársela.
6. El documento PDF firmado por el trabajador y la empresa se archiva en el archivo digital definitivo de la empresa durante el ciclo legal de la nómina digital.